Hoy la tecnología está en todo y, por fortuna, la Seguridad y la Salud laboral no son la excepción. Ya no nos imaginamos el manejo de la nómina, los impuestos y el archivo, a punta de Excel y correos, pues tampoco sería pensable administrar las matrices de peligros y riesgos, los reporte de accidentes e incidentes o las actas de los comités de copasst, usando a-z’s de cartón, carpetas en una red o correos electrónicos extraviados.
Un toque de historia
Hace más de 65 años el ejército norteamericano desarrolló lo que hoy conocemos como los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) fundamentales en cualquier empresa para el control ágil, eficiente e integrado de todas las labores administrativas y financieras. Así mismo, hoy existen soluciones informáticas con funcionalidades específicas para realizar de forma automática, fácil y segura las tareas que requieren el mantenimiento de los sistemas de gestión como el de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (SG-SST) o labores de cumplimento normativo gubernamental del Decreto 1072.
Seguridad y salud en el trabajo y software
Mucho más que un simple repositorio de documentos
Hoy por hoy hay software para la gestión y mantenimiento de un SG-SST que cuentan con flujos automáticos, alertas, tableros de mando, chats de ayuda y hasta videos instructivos, que guían paso a paso tanto a los responsables de los Riesgos Laborales como a los empleados de la empresa. Estos ponen en términos sencillos y entendibles tanto la norma y sus criterios, como las tareas y actividades referentes a la planeación, ejecución, control y cumplimiento del sistema.
No se trata de simples carpetas en una nube. Las funcionalidades de estos software han sido creadas a ‘imagen y semejanza’ del Decreto 1072. Por tal motivo permiten realizar la Autoevaluación del sistema SST criterio por criterio ofreciendo inclusive una ruta práctica para que el responsable del SST se enfoque en las tareas más relevantes y que seguramente los inspectores del Ministerio revisarán más. Terminada la Autoevaluación, el software incluso propone al usuario un Plan de Trabajo personalizados que indican una a una las tareas que debe ir completando el responsable y los registros que se deben tener, permitiendo a los más expertos adicionar otras actividades que consideran importantes.
Así mismo, los software para gestión del SST cuentan con prácticas encuestas sociodemográficas (otro actividad obligatoria del Decreto 1072) que el responsable de SST podrá enviar por correo electrónico a todos los empleados de la empresa para que estos ingresen al sistema y la respondan en línea, de manera que el responsable de SST obtendrá las respuesta organizadas y tabuladas. Todo de manera automática, en pocos clics, en un solo sistema integrado en la nube y con todo lo necesario para presentar una auditoria.
Este tipo de plataformas tecnológicas facilitan realizar además otras tareas como el profesiograma, el registro de las enfermedades laborales (con sus estadísticas e informes), la elaboración y control de los planes de mejora, las inspecciones de seguridad, la matriz de requisitos legales, la entrega de los EPP (Elementos de Protección Personal), la generación de reportes automáticos, entre otras. Y para aquellas compañías que ya cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad, podrán articular el SST con el control documental, los indicadores y las acciones de mejora.
Atrás quedaron aquellos tiempos pre-históricos cuando antes de presentar una auditoria ante los entes de control todo era caos, estrés, jornadas interminables buscando la documentación en carpetas de red o correos electrónicos y montañas de papel.
Bienestar + tecnología = Productividad
Las organizaciones que lideran sus segmentos del mercado, han comprendido que el bienestar y la seguridad de su capital humano impactan directamente su productividad y rentabilidad. De esta manera han encontrado en estas tecnologías un verdadero aliado para crear atmósferas de trabajo seguras que cumplen con las normas SIN recargarse de tareas y re-procesos. Han logrado enfocarse en cómo mejorar y crecer su operación, en vez de estar “apagando incendios”.
Este tipo de aplicativos para SST se encuentras hospedados en la nube y las empresas solo pagan por el servicio mensual y de acuerdo a su número de empleados (Inclusive ofrece una versión gratuita). Funcionan desde cualquier computadora o dispositivo móvil, 7/24 y siempre están actualizados. No requieren nada más: ni instalar software, ni servidores, ni servicios técnicos especiales, ni almacenamiento, ni complejas capacitaciones… nada. Solo un computador con cualquier navegador conectado a Internet. Claro que también se ofrece la venta del software e instalación en su infraestructura propia de la empresa, si se prefiere. Las empresas comprendieron que su negocio no es la tecnología. Un software es solo un medio para en este facilitar el cumplimiento de un decreto de ley, entonces prefieren apoyarse en un proveedor para ello y mejor invertir los esfuerzos en su propio negocio.