Recientemente el Ministerio de Trabajo expidió la Resolución 1111 de 2017, en la cual se establecen los estándares mínimos para implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) para empleadores y contratantes. Estos estándares son de obligatorio cumplimiento para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o tipo de riesgo.
Según la Resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo, «los estándares mínimos son el conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento, mediante los cuales se establece, registra, verifica y controla el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad tecnológica y científica; de suficiencia patrimonial y financiera; y de capacidad técnico administrativa, indispensables para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de actividades de los empleadores y contratantes en el Sistema General de Riesgos Laborales».
Por ello, el Consejo Colombiano de Seguridad (CCS) invitó al abogado Martín Sánchez Esquivel, magíster en Seguridad y Salud en el Trabajo, para hablar sobre el tema y aclarar las principales dudas que tienen nuestros afiliados. Las siguientes declaraciones están basadas en la charla virtual que Sánchez presentó en el CCS.
«Lo primero que hay que tener claro es que la resolución le aplica a todos los que tienen la obligación de implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST); es decir, todos los que tengan empleados y/o manejen una relación civil, administrativa y comercial», aseguró Sánchez. Estos son:
• Empleadores públicos y privados.
• Trabajadores dependientes e independientes.
• Contratantes (civil, administrativo y comercial).
• Organizaciones de economía solidaria.
• Sector cooperativa.
• Agremiaciones o asociaciones que afilian trabajadores a ARL.
• Empresas de servicios temporales.
• Estudiantes afiliados al SGRL.
«La razón de ser de la expedición de los estándares mínimos es la necesidad de tener unos criterios de evaluación para todos los actores del Sistema General de Riesgos Laborales en el marco del Sistema de la Garantía Calidad de Riesgos Laborales que con los estándares mínimos se está volviendo una realidad muy palpable», puntualizó Sánchez y agregó: «Este punto es muy importante en lo que tiene que ver con el actor empleador. Requerimos que el Ministerio trabaje en los requisitos de los estándares mínimos de calidad de otros actores del sistema como las juntas de calificación de invalidez, los prestadores de servicio de seguridad y salud en el trabajo, y las ARL».
Es importante destacar que las empresas de manera obligatoria deben cumplir con los estándares mínimos que establece la Resolución 1111 de 2017, y el cumplimiento de estos le da derecho a la empresa a recibir un reconocimiento oficial por parte del Ministerio de Trabajo en el que se certifique que está cumpliendo con esos estándares mínimos; además, para obtenerlo también debe cumplir con los numerales que están en el artículo séptimo de la misma resolución.
En el Decreto 1072 se prevé que los actores del sistema pueden estar acreditados de dos maneras:
1. De carácter obligatorio y oficial a cargo del Ministerio de Trabajo en asocio con la ARL, incluso con alguna financiación del Fondo de Riesgos Laborales, con la finalidad de certificar que un actor del sistema cumple con determinado estándar mínimo de carácter obligatorio.
La Resolución 1111 es una herramienta que tiene el Ministerio de Trabajo para visitar a la compañía y hacer lo que no puede hacer hoy: un reconocimiento oficial a la empresa a través de un profesional competente y que esa persona declare que dicha compañía efectivamente cumple con un Sistema de Gestión.
Cabe aclarar que las empresas que pretendan tenerla, deben ser empresas que cuenten con dos o más planes de trabajo anual con cumplimiento del 100 % en los estándares mínimos.
Adicionalmente, el Ministerio de Trabajo pide, para hacer el reconocimiento oficial, que la empresa tenga bajos o escasos indicadores de frecuencia de mortalidad o accidentalidad. Allí ya estaría evaluando, por la vía del resultado de la gestión, la acreditación y el cumplimiento de los estándares mínimos.
2. La segunda manera es a través del programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad, el cual viene alineado con la implementación del Sistema de Gestión (está en su parte de verificación en el ciclo de mejora continua), por lo que se espera que una empresa que tenga dos años de ejecución del SG-SST, con dos años de trabajo anual y cumplimiento del 100 %, naturalmente debe tener un programa de verificación o de auditorías con más de dos años de funcionamiento.
Adicionalmente, el Ministerio evaluará todos los proyectos, los planes y sus resultados, que sean de valor agregado al cumplimiento de la ley; es decir, que el Ministerio espera que los empleadores cumplan con la ley y que sean capaces de demostrar que están trabajando por ir más allá del mínimo establecido. «Este punto es muy importante, ya que está muy acorde con la posición jurisprudencial de asignación de responsabilidad civil en casos de accidente de trabajo y enfermedad laboral. No queremos empleadores simplemente reactivos, o que hagan el mínimo, sino que preocupados por su gestión hagan más de lo que establece la ley en materia laboral», resaltó Sánchez.
Así mismo, un empleador puede decidir adoptar unos sistemas de gestión en SST de carácter voluntario, como el modelo de evaluación RUC u OHSAS 18001, que son certificables, ya no de manera oficial por parte el Ministerio del trabajo, sino por auditores de tercera parte como el CCS.
De tal manera que una empresa tendrá claro cómo demostrar que cumplió con lo establecido en la ley para sus sistemas de gestión.
Todas las empresas deben tener cumplidos esos estándares al iniciar el 2020, y para que las empresas los tengan totalmente cumplidos para esa época deben empezar a trabajar a partir del primero de junio de este año, o incluso pueden comenzar a evaluarlos desde ya.
El talento humano para el SG-SST
La Resolución 1111 en los artículos 5 y 6 menciona el tema del talento humano para el diseño, administración y ejecución del sistema.
Tradicionalmente en Colombia los gobiernos han decidido que los empleadores pueden delegar la implementación de lo que era antes el programa de Salud Ocupacional en cualquier trabajador que consideraran idóneo para ello. Además, si los empleadores necesitaban una asesoría de un tercero, totalmente ajeno a su empresa, debían hacer esa contratación solicitando una licencia de seguridad y salud en el trabajo para la persona jurídica y/o natural que prestara dicho servicio.
Antes de la Resolución 1111 existía una claridad en el sentido de que para el diseño, administración y ejecución se exigía licencia únicamente si era por prestación de servicios o cualquier otro vínculo que no fuera laboral, y si era por contrato laboral la exigencia de esa licencia no era de carácter obligatorio sino deseable y eso generaba, en la tradición, que las empresas pudieran en su interior delegar personal que consideraran idóneo, sin la necesidad de que el personal aportara una licencia de salud ocupacional.
Esa tradición hoy, a partir de la Resolución 4927 de 2016 y 1111 de 2017, tiende a cambiar y en ese sentido se generan las dudas. Ambas resoluciones se disponen a regular las formas que se consideran pequeñas (10 o menos trabajadores, para el caso del curso virtual) o de 50 o menos trabajadores (en el caso de los estándares mínimos).
Las empresas pequeñas pueden contratar personal sin licencia para el diseño, administración y ejecución del Sistema, pero no cualquier persona, sino que estén en el último semestre de la carrera profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo, o terminando especialización en Seguridad y Salud en el Trabajo, o personas que tengan el curso virtual de 50 horas y aunque no tengan estudios acrediten experiencia de mínimo dos años en Seguridad y Salud en el Trabajo en empresas de menos de 10 trabajadores. Esas personas tienen un alcance limitado porque solo podrían asesorar el diseño en empresas con riesgo de 1 a 3 o de 10 o menos trabajadores.
Esto nos llevó a hacer el siguiente cuadro que aclara los diferentes perfiles y sus alcances:
Con la Resolución 1111 se está proponiendo un cambio en la gestión del talento humano para el SG-SST. Se amplía un poco el alcance de la licencia de los tecnólogos en Seguridad y Salud en el Trabajo, permitiéndoles diseñar, administrar y ejecutar el SG-SST para empresas que tengan 10 o menos trabajadores. Este es el primer gran cambio en lo que tiene que ver con talento humano.
Así mismo, explica el alcance de las personas que no tienen formación en SG-SST, pero que vienen trabajando en el tema; es decir, tienen cursos y experiencia mínima de dos años en el tema, quienes no pueden diseñar el SG-SST pero sí puede ejecutarlo en empresas con 10 o menos trabajadores.
Lo que lleva a entender que las empresas pequeñas para el diseño del SG-SST deben contar, como mínimo, con un técnico o un tecnólogo. Así mismo, se evidencia que la selección del personal idóneo que tiene que tener una compañía para el diseño, ejecución o administración del sistema debe ser una persona con un cierto grado de calificación.
No obstante, el Ministerio también envía un mensaje a las pequeñas empresas para que en el caso de que no tengan presupuesto para contratar a una persona con licencia, se puedan apoyar de tres herramientas de bajo costo: estudiantes de último semestre, los consultorios en riesgos laborales de instituciones educativas y las personas que tiene el curso de formación para el trabajo y el desarrollo humano en seguridad y salud en el trabajo.
Por otra parte, y pese a que la Resolución no lo dice expresamente, sí nos da a entender que las empresas de más de 50 trabajadores deben contar con personal con licencia y que sea profesional, especialista o magíster.
El Ministerio también regula la relación entre contratantes y contratistas, establece que cuando una empresa contratante quiere ayudar a sus contratistas, puede hacerlo a través de su personal de SST debidamente licenciado, para brindar apoyo, asistencia, y asesoría a sus contratistas de 50 o menos trabajadores.
Fases del sistema
La meta del Ministerio es que todas las empresas tengan en funcionamiento, e incluso ya maduro, el Sistema de Gestión al 31 de diciembre del 2020. Y, para ello, dividió las fases de implementación del sistema en un lapso de dos años y medio.
1. Fase de evaluación inicial (junio – agosto de 2017). Las empresas deberán autoevaluarse con el fin de identificar las prioridades y necesidades en SST
Desde ya las empresas pueden realizar la primera autoevaluación que está contenida en la Resolución 1111 con la finalidad de saber si están clasificados en nivel crítico, moderadamente aceptable o aceptable en la implementación del SG-SST.
A partir de esa evaluación inicial que se hace, las empresas podrán saber qué puntaje tienen y cómo debe ser su plan de mejoramiento. Dicho plan es un concepto nuevo que se hace con el fin de enfocarse en la implementación del sistema.
Las medidas de intervención y control de los factores del riesgo ocupacional forman parte del plan anual del trabajo; por ello, las empresas deben tener dos planes: el de mejoramiento y el anual de trabajo.
2. Plan de mejoramiento (septiembre – diciembre de 2017). Es el resultado de la autoevaluación y se puede ejecutar en tres o seis meses. Para aquellas empresas calificadas como críticas (menos del 60 %), deben hacerlo en tres meses, y las que estén calificadas como moderadamente aceptable (puntaje superior al 60 % e inferior al 86 % en la autoevaluación) deben hacerlo en seis meses, mientas que las empresas que superen el 86 % se considerarán aceptables y no requieren estrictamente de un plan de mejoramiento, pero sí deben tener un plan de trabajo anual.
El objetivo es dejar listo el diseño total del SG-SST para el 31 de diciembre de 2017 para así poder iniciar su ejecución el 1 de enero de 2018 con todos los componentes que establece el Decreto 1072. Así mismo tendrá que tener diseñado para el 2018 un plan anual de trabajo que es distinto del plan de mejoramiento.
3. Ejecución del SG-SST (enero – diciembre de 2018). En diciembre de 2018 se prepara el plan de trabajo anual para el 2019 (identificación, intervención y monitoreo de los factores de riesgo).
4. Seguimiento y plan de mejora (enero a marzo de 2019). Se hace un seguimiento a la implementación del SG-SST. Allí se revisa el cumplimiento de los procedimientos, el funcionamiento del sistema, realización de inspecciones, seguimiento de las no conformidades al sistema, cumplimiento del plan de auditorías y del plan de capacitación, evaluación de la política y alimentación de los indicadores, entre otros.
Además, se hace una auditoría para saber si el SG-SST se cumplió y se hace una nueva autoevaluación de estándares mínimos. Si la empresa está por debajo de 60 puntos debe volver a emitir un plan de mejoramiento con fecha límite de tres meses, si está con más de 60 puntos pero inferior a 86 debe hacer un plan de mejoramiento con fecha límite de seis meses.
5. Inspección, vigilancia y control (abril de 2019 en adelante). El Ministerio de Trabajo podrá empezar a ejercer su función de inspección, vigilancia y control del SG-SST y lo hará de manera más fuerte a partir del primero de enero del 2020.
«Ya no tendría excusa ninguna compañía para decir que no ha implementado el sistema, porque el Ministerio está dando un plazo muy amplio, le dice qué hacer en cada plazo y le está dando unos criterios estandarizados para verificar que verdaderamente están implementado el sistema y esos criterios técnicos están en los anexos de la Resolución 1111», resaltó Sánchez.
Los planes de mejoramiento resultantes de las autoevaluaciones deben ser registradas en las ARL a partir del 2020. Allí utilizarán la información con el fin de orientar las visitas que hagan a las empresas y ayudarlas a obtener el reconocimiento oficial de que están implementando el SG- SST.
Sanciones
El no cumplimiento de la Resolución 1111 de 2017 contempla las multas establecidas en la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1295 de 1994 que se pueden presentar por el incumplimiento de los programas de promoción de la salud y prevención de accidentes y enfermedades, que acarrearan multa de hasta quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes y hasta de 1000 salarios mínimos mensuales legales vigentes cuando no se reporten accidentes o se incumplan las normas de seguridad y salud en el trabajo que generen accidentes o enfermedades mortales.http://ccs.org.co/salaprensa/index.php?option=com_content&view=article&id=931%3Ares-1111&catid=392&Itemid=933