“La Transformación Digital nos obliga a asumir nuevos retos”

  • El Archivo General de la Nación realizará varias actividades presenciales, con inscripción previa, para conmemorar el Día Nacional de los Archivos y el Día del Archivista.
Adela del Pilar Díaz Acuña, subdirectora del SNA/Cortesía AGN

Bogotá, octubre de 2022. – El próximo domingo 9 de octubre se conmemora en Colombia el Día Nacional de los Archivos y el Día del Archivista, una fecha en la que el Archivo General de la Nación rinde tributo a todas las personas que dedican su vida a la encomiable labor de implementar la función archivística en el Estado colombiano, mediante la implementación de  la política de archivos y de gestión documental, en donde acciones como planear, organizar,  y difundir son fundamentales para la preservación y conservación del  patrimonio documental histórico de la nación.

La subdirectora del Sistema Nacional de Archivos, Adela del Pilar Díaz Acuña, destaca la importancia de esta labor, citando la investigación que realizó  el historiador Hermes Tovar Pinzón, quien encontró en el Archivo General de Indias, de Sevilla, España, la Real Cédula de Valladolid fechada el 9 de octubre 1549 mediante la cual se les ordenó al Presidente y los Oidores la creación de un archivo en arca o aposento de tres llaves y que “en él guardasen las cédulas, provisiones y escrituras tocantes a dicha audiencia (de Santafé)”.

¿Qué se conmemora el 9 de octubre?

El 9 de octubre se conmemoran dos fechas muy importantes: el Día Nacional de los Archivos que se establece por el Decreto 3666 del 8 de noviembre de 2004, además del Día Nacional de los Archivistas establecido en la Ley 1409 de 2010 para resaltar la labor de las personas que nos dedicamos a esta profesión. 

¿Hoy cómo está la profesión del archivista en Colombia?

Es una profesión que se ha ido posicionando poco a poco. En los últimos años, la transformación digital, y por ende las nuevas tecnologías como el Blockchain, el Big Data, la Analítica de Datos, entre otros, nos ha obligado a los archivistas profesionales a ser retadores en nuestra labor para generar soluciones en materia de gestión de información en todas las entidades.

Desde el AGN, se planea, coordina e implementa la función archivística en toda la Nación, mediante la divulgación de la política de archivos y de gestión documental con varios objetivos: salvaguardar el patrimonio documental del país, velar por la preservación a largo plazo y ponerlo al servicio de la comunidad, así como promover la función social de los archivos, la transparencia y el acceso a la información.

¿Cómo se va a conmemorar esta fecha especial?

Aunque la conmemoración oficial es el domingo 9 de octubre, este viernes 7 de octubre el AGN abrirá sus puertas a toda la ciudadanía. Tendremos tres eventos en paralelo: primero, varias conferencias con el lema central ‘Los archivistas con su labor también construyen memoria: retos desde los archivos en la sociedad actual’, para ello tendremos varios invitados internacionales.

Segundo, una convocatoria a las entidades que quieran tener una asistencia técnica; es una campaña que ya está socializada en redes sociales, pues se requiere inscripción previa.

Y, en tercer lugar, tendremos dos talleres, uno sobre los ‘primeros auxilios’ para archivos, y una charla demostrativa de encuadernaciones artísticas.

¿Será una jornada de puertas abiertas?

Sí, son jornadas de puertas abiertas, pero con inscripción previa y cupos limitados en todas las actividades. Es el regreso a la presencialidad del AGN, aunque la virtualidad nos ha ayudado en algunos temas de difusión y así llegar a más personas que se encuentran en el territorio nacional.

Usted es la subdirectora del Sistema Nacional de Archivos. ¿Qué hace el SNA?

Con el último decreto modificatorio de la estructura del AGN, el Decreto 158 de 2022, la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos tiene varios retos entre ellos divulgar, promover, articular, todo lo que tenga que ver con la implementación de la política de archivos y de gestión documental en varios frentes como la  capacitación archivística a todos los actores del Sistema Nacional de Archivos -entidades, técnicos, profesionales-, y acciones de asistencia técnica dirigidas a entidades sobre implementación de la política archivística y de gestión documental prevista en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.  

De igual manera seguimos acompañando a los Consejos Territoriales de Archivo y por medio de los enlaces territoriales generamos un valor agregado en las entidades abarcando gran parte del territorio nacional, con el objetivo de reconocer por ejemplo Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico BIC-CDA, así como socializamos y apoyamos a las entidades en la implementación del ‘Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno’, en el que se establecen los criterios y las medidas que se deben seguir para la identificación, protección, y garantías de acceso a la información de archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado.

Como AGN tenemos una gran misión: la promoción y divulgación del patrimonio documental de la nación a partir de su identificación y con la responsabilidad de todas las entidades que nos contribuyen a esta apuesta, así como velar que la gestión administrativa cumpla con lo demandado en la Ley 594 del 2000 e implemente la política de archivos y de gestión documental en sus entidades como bien lo menciona el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

¿Las entidades públicas tienen que enviar su archivo histórico al AGN?

Las entidades del orden nacional realizarán transferencias secundarias al AGN cuando aquellos documentos han cumplido sus tiempos de retención y que por su valor patrimonial ameritan su conservación permanente en el archivo histórico.

Por otra parte, la Ley General de Archivos menciona que por medio de los Consejos Territoriales, Departamentales y Distritales se logrará la identificación del patrimonio documental en el territorio. Sin embargo, es deber de las Gobernaciones crear Archivos Generales Territoriales para albergar el patrimonio documental que se tenga en el territorio.

O sea, el AGN dicta la normatividad archivística y de preservación y conservación…

Así es, a través de sus Subdirecciones el AGN fija esos lineamientos con base en la Ley 80 de 1989, que nos da vida como Archivo General de la Nación; en la Ley 594 de 2000 que es la Ley General de Archivos, y ahora con base en el Decreto 158 de 2022 que nos permite a través de otras Subdirecciones generar esos lineamientos.

¿Qué entidades deben cumplir los lineamientos del AGN?

Todas las entidades públicas del orden nacional, departamental y territorial. Son más de 4.900 entidades públicas entre nacionales y territoriales, incluidas las entidades privadas que cumplen funciones públicas y que están obligadas por la Ley General de Archivos a reportar ante el AGN.

¿Cómo está hoy el AGN en materia tecnológica? Los lineamientos técnicos emitidos por el AGN visibilizan acciones de transformación digital orientadas a fortalecer a las entidades en la consolidación de un Estado Abierto, en el cual el acceso a la información es insumo fundamental para los ciudadanos. Es por ello que el AGN participó en dos Conpes: el 3975, que definió la Política Nacional para la Transformación Digital y la Inteligencia Artificial, y el 3920 que define la política de explotación de datos del Estado colombiano. Esto nos permitió aportar, elementos importantes en la implementación de la política de archivos y de gestión documental, generar reflexiones desde el documento electrónico de archivo, la anonimización de datos, la generación de una hoja de ruta para la generación de documentos electrónicos en el marco de la automatización  de trámites del Estado, así como evidenciar acciones orientadas a la identificación del patrimonio documental digital y por ende su preservación a largo plazo, todo esto con el fin de fortalecer una gestión documental electrónica en las entidades.