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Día del Archivista, una profesión de 472 años

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Bogotá, octubre de 2021 (AGN). Una real cédula del rey Carlos I de España, fechada en Valladolid, España, el 9 de octubre de 1549, constituye el más antiguo vestigio del origen de los archivos en Hispanoamérica.

Con ese documento histórico, hallado por el historiador e investigador colombiano Hermes Tovar Pinzón entre los legajos de la Sección Real Audiencia de Santa Fe, del Archivo General de Indias, en Sevilla, la corona española ordenaba crear archivos en todas las ciudades del Nuevo Reino de Granada.

Y fue ese hallazgo el que llevó al Gobierno colombiano a reconocer el oficio del archivista profesional mediante la Ley 1409 del 30 de agosto de 2010, que en su artículo 54 estableció que el día 9 de octubre de cada año debe conmemorarse el Día Nacional del Archivista.

Es por ello que en esta fecha el Archivo General de la Nación Jorge Palacio Preciado (AGN), entidad que dirige la política archivística en el país, rinde tributo a los profesionales que dedican a su vida a recopilar, organizar, restaurar, conservar y difundir la memoria histórica de Colombia.

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“El Día Nacional de los Archivos nos recuerda la labor principal del AGN que es la preservación de la memoria porque la nación necesita conocer su pasado para poder interpretar su presente y proyectar su futuro”, sostiene el director de la entidad, Enrique Serrano López.

La Carta del 91 encargó a la entidad de salvaguardar los documentos históricos de manera segura, pues el acceso a esa información es un recurso de los ciudadanos para saber cómo se construyó nuestra nación.

“Toda nación tiene sus luces y sus sombras, y por difíciles que sean el deber del AGN es preservar su historia. El atractivo de los archivos no es solo el papel, la tinta, el empaste de los libros de hace siglos, más allá está la comparación de la historia que se revela para los investigadores como una epifanía”, agrega Serrano López.

Día del Archivista

El AGN es una entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa. La entidad fue creada por la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989 que convirtió el antiguo Archivo Nacional de Colombia en el Archivo General de la Nación encargado de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos –SNA-, de regir la política archivística del país y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental de la nación.

Actualmente, cuenta con dos sedes físicas: la principal en La Candelaria, centro histórico de Bogotá, diseñada por el arquitecto colombo-francés Rogelio Salmona e inaugurada el 3 de noviembre de 1992. Y la sede de Funza (Cundinamarca), diseñada por un grupo de ingenieros dirigidos por Edgardo Paternina, al servicio desde el 20 de junio de 2017.

Ambas edificaciones tienen capacidad para custodiar 134,5 kilómetros lineales de cajas -equivalentes a la distancia entre Bogotá y Girardot- donde se albergan 180 millones de documentos.

Orgánicamente está dividido en cuatro Subdirecciones encargadas de dar cumplimiento a la política archivística nacional.

– Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos

Acompaña a la Dirección General y demás Subdirecciones y a los actores obligados a cumplir la labor archivística en la emisión de conceptos técnicos para la interpretación de la normatividad.

Estos actores son todas las entidades públicas como Gobernaciones, Alcaldías, Ministerios y Departamentos Administrativos, entre otros, además de las entidades privadas con funciones públicas.

Cuenta con un Grupo de Asistencia Técnica para asesorar en la política de preservación y gestión documental; y un Grupo de Proyectos Archivísticos que impulsa el portafolio de venta de servicios a través de contratos interadministrativos, entre ellos: microfilmación, digitalización, conservación, asistencia técnica, capacitación, custodia, aseguramiento de la calidad.

– Subdirección de Gestión del Patrimonio

Su misión principal es proteger el acervo documental de la nación y asesorar a la Dirección y a las demás Subdirecciones en la protección y divulgación del patrimonio documental histórico del país.

Se encarga de la custodia de todos los documentos históricos de la Rama Ejecutiva como Ministerios, Superintendencias y Departamentos Administrativos; archivos privados, acervos fotográficos, archivos sonoros, de audios, y documentos desde la colonia, la formación del Estado, las diferentes Constituciones que ha tenido el país, documentos de la Independencia, etc.

Todos los documentos bajo custodia del AGN son de libre acceso a la ciudadanía salvo los restringidos por ley.

– Subdirección del Sistema Nacional de Archivos

Su principal función es articular las diversas políticas, estrategias y metodologías que hacen parte de la política de archivos y de gestión documental definidos por la Ley 594 de 2000 creó el SNA y le dio funciones de inspección y vigilancia.

Además, se encarga de promover la modernización de los documentos y articular a las entidades y actores que hacen parte del SNA, y valorar la gestión documental de archivos sonoros, étnicos, de derechos humanos, derecho internacional humanitario, consejos territoriales de archivos y la difusión y ejecución de la política nacional archivística.

– Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico (TIADE)

Genera los lineamientos, políticas, directrices, documentos técnicos y proyectos orientados a acompañar a las entidades en los procesos de gestión documental que tengan como referente el uso de tecnologías. Por ello genera lineamientos en materia de documento electrónico, preservación digital, digitalización, metadatos, transferencias secundarias electrónicas, entre otros.

La Subdirección Tiade define los parámetros legales para que las entidades obligadas por ley decidan qué tecnologías implementan para la producción, gestión,  almacenamiento y preservación de todos sus documentos.

Hoy, el Archivo General de la Nación rinde tributo a todos los profesionales que con su compromiso trabajan por el fortalecimiento de la política de archivos y gestión documental en todas las entidades del país, pues la historia ha demostrado que su labor cobra más importancia con el transcurrir del tiempo.

Oficina de Comunicaciones AGN

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