Firma electrónica reemplazará a la firma digital: DIAN establece dicha migración

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A través de la Resolución 0070 de noviembre 3 de 2016 la DIAN dispuso que todas las personas naturales poseedoras del mecanismo de firma digital amparado con certificado digital tendrán que migrar, entre el 8 de noviembre de 2016 y el 30 de junio de 2017, hacia el nuevo Instrumento de Firma Electrónica –IFE– que funcionará con la identificación del usuario y el uso de dos contraseñas especiales.

Luego de haberlo anunciado en octubre 31 de 2016 como un “proyecto de resolución”, la DIAN finalmente expidió el 3 de noviembre de 2016 su Resolución 000070 por medio de la cual se dispuso que todas las personas naturales responsables de firmar virtualmente las declaraciones y reportes tributarios que se presentan ante la DIAN, tendrán que migrar, entre el 8 de noviembre de 2016 y el 30 de junio de 2017, hacia el nuevo Instrumento de Firma Electrónica –IFE –, que reemplazará al antiguo mecanismo de firma digital amparado con certificado digital.

El mecanismo de firma digital amparado con certificado digital (el cual implica el uso de una contraseña personal más la vinculación de un archivo especial de extensión .epf que siempre debe estar disponible en el equipo desde el cual se desee efectuar la firma virtual de las declaraciones y/o reportes tributarios) se ha emitido en la DIAN desde 2005, cumpliendo para ello con las disposiciones de la Resolución 12717 de diciembre de 2005 (la cual fue modificada con la Resolución 114 de mayo de 2014).

Por tanto, a partir de la expedición de la nueva Resolución 000070 de noviembre de 2016 (que deroga expresamente a la Resolución 12717 de 2005), la DIAN solo emitirá el nuevo Instrumento de Firma Electrónica –IFE– el cual, según lo dispone la misma Resolución 000070, cumple los requisitos de seguridad exigidos en el Decreto 2364 de noviembre de 2012 (recopilado ahora entre los artículos 2.2.2.47.1 a 2.2.2.47.8 del DUR 1074 de mayo de 2015 expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo), norma que reglamentó la utilización de firmas digitales a que se refiere la Ley 527 de 1999 (véase también el Decreto 2926 de diciembre 17 de 2013, recopilado ahora en los artículos 1.6.1.3.1. hasta 1.6.1.3.3 del Decreto Único Tributario 1625 de octubre 11 de 2016, el cual contempló que la DIAN migraría hacia una nueva “Firma electrónica sin uso de mecanismo digital FESMD).

Las características del nuevo IFE

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la Resolución 0070 de 2016, el nuevo IFE (que, al igual que el anterior instrumento de firma digital respaldado con certificado digital, tendrá una vigencia de expedición de 3 años) funcionará mediante la combinación de los siguientes tres elementos básicos:

a. La “Identidad electrónica”: es decir, la información que tenga en el RUT la persona natural que utilizará el IFE.

b. Una “Contraseña de Identidad Electrónica”: que es una combinación de caracteres alfanuméricos definidos por el propio usuario y servirá como primer factor de autenticación.

c. Un “Código Electrónico”: que es una combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del IFE y será usado como segundo factor de autenticación.

“los usuarios del IFE solo tendrán que memorizar su respectivo número de cédula y las dos contraseñas especiales antes mencionadas, sin necesidad de adjuntar el archivo especial de extensión .epf”

Por tanto, se entiende que, en comparación con el anterior mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital, los usuarios del IFE solo tendrán que memorizar su respectivo número de cédula y las dos contraseñas especiales antes mencionadas, sin necesidad de adjuntar el archivo especial de extensión .epf al que antes hicimos referencia, proceso que en la práctica ha significado muchos inconvenientes para los usuarios, en especial cuando sus computadores no cuentan con el navegador de internet o el programa JAVA específicos que exige la plataforma virtual de la DIAN.

En el numeral 1 del artículo 4 de la Resolución 0070 de noviembre de 2016 se mencionan los pasos que deberán agotar aquellos usuarios que necesiten obtener por primera vez su respectivo IFE (emisión del instrumento); será necesario acudir de manera presencial hasta las instalaciones de la DIAN y, en dicho trámite, el usuario deberá seleccionar 5 “preguntas reto”, que solo servirán cuando, en caso de olvido, necesite recuperar su “Contraseña de Identidad Electrónica”. Además, quienes estén domiciliados en el exterior, podrán solicitar la emisión del mismo a través del sistema de Preguntas, Quejas, Reclamos Sugerencias del portal de la DIAN (PQRS).

En los numerales 2 y 3 del mismo artículo 4 se mencionan las causales para efectuar las respectivas “renovaciones” y/o “revocaciones” del IFE (entre las cuales figura, por ejemplo, la muerte del suscriptor).

Migración hacia el nuevo IFE por parte de quienes poseen mecanismos de firma digital respaldados con certificado digital en la actualidad

“por una “única vez” se permitirá a los actuales poseedores de los mecanismos de firma digital respaldados con certificado digital migrar, virtualmente, hacia el nuevo IFE.”

El artículo 5 de la Resolución 000070 de noviembre de 2016 establece que por una “única vez” se permitirá a los actuales poseedores de los mecanismos de firma digital respaldados con certificado digital migrar, virtualmente, hacia el nuevo IFE.

Para ello, y siguiendo el cronograma de plazos mencionado en el artículo 9 de la misma Resolución, cada persona natural tendrá que ingresar al portal de la DIAN, con la opción a “Nombre propio”, y luego ubicarse en el menú de “Autogestión” de los sistemas informáticos electrónicos. Allí estará incluida la opción de “renovación por migración” hacia el nuevo IFE.

En dicho proceso el usuario deberá seleccionar 5 “preguntas-reto”, que solo servirán, como ya se mencionó, cuando necesite recuperar su “Contraseña de Identidad Electrónica” en caso de olvido. El proceso de generación y activación del IFE debe iniciarse y completarse dentro de un plazo máximo de 20 días calendario, pues de lo contrario el usuario ya no podrá migrar de forma virtual y tendrá que efectuar el proceso de “emisión” del IFE (es decir, acudir de manera presencial a la DIAN conforme a lo indicado en el artículo 4 de la Resolución citada).

El calendario fijado en el artículo 9 de la Resolución 0070 de 2016 para migrar de manera virtual hacia el nuevo IFE es el siguiente:

a. Si la persona natural debe firmar las declaraciones y/o reportes de una o varias personas jurídicas catalogadas como “Grande Contribuyente”, en ese caso, y de acuerdo al último dígito del NIT de dicha persona jurídica, la migración se efectuará entre el 8 de noviembre y el 2 de diciembre de 2016.

b. Si la persona natural debe firmar las declaraciones y/o reportes de una o varias personas jurídicas que no sean grandes contribuyentes, en ese caso, y de acuerdo al último digito del NIT de dicha persona jurídica, la migración se efectuará entre el 13 de diciembre de 2016 y el 31 de marzo de 2017.

c. Si la persona natural solo debe firmar sus propias declaraciones y/o reportes tributarios, en ese caso, y según el último dígito de su NIT, la migración se efectuará el 1 y el 30 de junio de 2017.

Fuente : Actualícese

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